Cada empresa está formada por varios empleados, y cuando se trata de obtener una imagen de todas sus habilidades y destrezas, parece necesario realizar un inventario de recursos humanos. Una de las funciones del departamento de recursos humanos es gestionar el personal de la empresa. Un inventario de recursos humanos facilita la planificación eficaz de los recursos humanos, la identificación de candidatos para el ascenso o la justificación de la necesidad de contratar nuevos empleados para reforzar el personal.
¿Qué es un inventario de personal?
El inventario de personal, o inventario de recursos humanos, es una técnica que permite la sistematización de toda la información relativa a cada empleado de la empresa. Básicamente, es una gran base de datos que contiene toda la información de interés para un empleado. Al final, siempre se trata de saber el número de trabajadores empleados en un momento dado, lo cual es esencial para la planificación interna de la empresa. Si no se hace este inventario de recursos humanos, la gestión de recursos humanos de la empresa puede resultar inimaginablemente complicada.
Con un inventario de recursos humanos, es posible crear evaluaciones de rendimiento y personalidad de los empleados. Por ello, la base de datos creada a partir de los empleados de la empresa debe contener información precisa sobre las habilidades, aptitudes y conocimientos de los distintos trabajadores, tanto en lo que respecta al puesto que ocupan actualmente como a su posible empleo futuro, ya sea por promoción o para satisfacer necesidades específicas que la empresa pueda tener más allá de su trabajo habitual.
Así, el inventario de personal debe contener datos personales así como las características del puesto que ocupa el empleado en cuestión. Por lo tanto, en caso de licencia, podemos usar el inventario para seleccionar el reemplazo del trabajador. Además, la empresa puede utilizar los datos del inventario de la fuerza de trabajo para crear una lista de sustitución de los candidatos más adecuados para cubrir un puesto en caso de que se produzca una vacante, especialmente si el empleado abandona la organización.
Otro objetivo del inventario de recursos humanos es proporcionar la capacidad humana necesaria para el desarrollo ulterior de la empresa y desarrollar las aptitudes y capacidades de los empleados para que puedan dar lo mejor de sí mismos en su trabajo, lo que repercutirá positivamente en la productividad de la empresa. Así pues, si los trabajadores carecen de los conocimientos necesarios, puede ser necesario establecer planes de capacitación para los trabajadores a fin de proporcionarles estos conocimientos, que son esenciales para el desarrollo adecuado de sus actividades.
Por regla general, en los inventarios de personal, toda la información recogida se clasifica en tablas, y a partir de ahí se establecen relaciones entre ellas, con los empleados, etc. De esta manera, no sólo se gestiona mejor la información, sino que también es más fácil acceder a ella cuando se necesita. También permite a los directores de recursos humanos planificar el futuro de la empresa a corto, medio y largo plazo según las necesidades que saben que tendrán.
Un inventario de los recursos humanos debería permitirnos saber cuántas personas permanecerán en su puesto y cuántas se irán, ya sea porque se jubilan o porque sus contratos expiran y no se renovarán, pero también porque hay planes para promoverlos a un nivel más alto. El inventario del personal también nos ayuda a definir mejor la escala salarial para cada puesto y puede ser fundamental para ofrecer un aumento salarial a un empleado que lo merezca en función de sus cualificaciones y habilidades.
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